Vade-mecum

Vous trouverez ici des renseignements sur la vie à l’Instrum : où sont les informations, vers qui se tourner pour y accéder, qui est responsable.

Vous venez d’arriver à l’Instrum ? Bienvenue !

Si vous arrivez depuis l’école de musique, nous n’avons probablement besoin que de confirmer certaines informations vous concernant.

Pour les membres qui nous rejoignent de manière plus directe, votre contact à l’Union Instrumentale de Bex vous a probablement déjà orienté vers le comité. Si ce n’est pas le cas, approchez-vous du secrétaire ou de la présidente afin qu’ils puissent enregistrer vos coordonnées. Dans tous les cas, outre votre nom complet, nous avons besoin de votre numéro de téléphone et de votre adresse mail.

Vous pouvez désormais avoir accès aux informations qui vous permettront de partager la vie musicale de la société.

Canaux d’information

Pour les parents

Il va de soi que vous pouvez vous aussi recevoir les informations. Transmettez-nous vos nom et prénom, en même temps que ceux de votre enfant, vos numéro de téléphone et adresse mail. Vous serez mis en copie si votre enfant possède ses propres numéro et adresse mail, ou recevrez les informations directement dans le cas contraire.

Quel que soit le canal, nous vous recommandons de suivre les informations avec votre enfant.

Pour le long terme : par mail

Utilisé principalement en début de saison et pour convoquer aux assemblées, c’est par ce biais que vous recevrez les informations sur le programme musical, les dates de répétition et les autres informations pour la planification de l’année musicale (ou saison). Vérifiez votre boîte mail avant la rentrée scolaire (aussi votre dossier spam), et n’hésitez pas à contacter un membre du comité si vous ne voyez rien venir alors que vous savez que les répétitions vont reprendre.

Pour le court ou moyen terme : les répétitions

De par leur fréquence hebdomadaire, les répétitions en tutti en font un canal privilégié pour la transmission des informations, précisions, nouveautés et instructions ponctuelles, permettant aussi un peu d’interactivité avec les réponses aux éventuelles questions. Y seront partagé :

  • des dates hors calendrier défini en début de saison ;
  • les points de rendez-vous ;
  • la tenue (uniforme, polo, civil, etc.) ;
  • des précisions quant au déroulement d’une prestation (si l’on joue debout ou assis, quelles partitions sont jouées et dans quel ordre).

Pour les absents et le très court terme : WhatsApp

Même avec la meilleure volonté, il n’est pas toujours possible d’être présent à toutes les répétitions. Du coup, une communauté1 « Union Instrumentale de Bex » a été formée sur WhatsApp. La communauté est accessible sur invitation uniquement. Veuillez prendre contact avec le secrétaire ou la présidente pour que l’on vous y ajoute.

Dans les informations sur la communauté2, vous trouverez qui contacter à quel propos. Prenez le temps de lire ces informations.

La discussion « Instrum Répétitions » est le canal pour relayer aux absents les informations transmises en répétition, ainsi que pour le très court terme — un sondage pour un évènement non planifié en début de saison, par exemple.

⚠️ Si vous quittez la communauté par mégarde, WhatsApp impose un délai avant de pouvoir vous y inviter à nouveau.

Absences aux répétitions

Toute absence est à annoncer au plus vite à notre directeur Alain Dormond. Cela permet une meilleure organisation, ne serait-ce que la possibilité de pouvoir déplacer ou permuter les partielles, adapter les pièces vues en répétitions — voire annuler les tuttis — quand il y a trop d’absents, notamment en fonction des registres.

Vous recevez le planning de la saison complète au début de celle-ci. Que ce soit dès le début de saison ou au cours de l’année musicale, vérifiez et annoncez dans les plus brefs délais les conflits avec :

  • vos vacances déjà réservées ;
  • vos formations professionnelles ;
  • vos horaires de travail vous empêchant d’arriver à l’heure ;
  • tout autre empêchement ponctuel au fil de la saison.

Prenez aussi le temps de vérifier lors de toute annonce de répétition déplacée ou ajoutée.

Autres informations

  1. Il s’agit du nom donné à une fonctionnalité qui permet de regrouper plusieurs discussions de groupe. Cela n’en change pas l’utilisation principale, seuls les administrateurs ont accès à des options plus élaborées. Voir la FAQ officielle de WhatsApp ↩︎
  2. Depuis la page d’accueil de la communauté, là où sont listés les groupes qui en font partie, utilisez le menu ⋮ en haut à droite et sélectionnez-y l’entrée Infos de la communauté.
    En cas de modification, une alerte est lancée, cliquer sur cette alerte permet de s’y rendre directement. ↩︎